Word

Her får du råd og tips til hvordan Word kan stilles inn og brukes for at det skal fungere godt med leselist. Det er nødvendig å gjøre noen innstillinger fordi arbeidsformer som er nyttige for seende, kan være ugunstige ved bruk av leselist.

Formateringer følger dokumenter og ikke innstillinger i programvare. Når en lager dokumenter må en være bevist på automatiske formateringer (Autokorrektur) i dokumenter. Ved å bruke Ctrl+z eller Backspace etter å ha skrevet noe som blir autoformatert, vil formateringen oppheves.

Anbefalte innstillinger i Word

Følgende innstillinger bør gjøres:

1. Slå av Startskjerm og Backstage
2. Skru av Autokorrektur
3. Filplassering
4. Deaktivere navigasjonsrute
5. Åpne Office programmer i skrivebordsversjon

De fire første innstillingene gjøres i kategorien Fil.

Åpne kategorien Fil

Alt+f åpner kategorien fil (Fil-menyen). Menyen er tekstbasert med ord som har en bokstav for rask tilgang (vises ikke på leselist). For eksempel vil Alt+f, x aktivere valget Ny (en enda raskere måte er Ctrl+n).

Alt+f, r åpner Alternativer for Word fra Fil-menyen hvor det kan gjøres mange innstillinger. Du får opp en dialogboks med flere undergrupper i venstre kolonne. De viktigste er Generelt, Vis, Korrektur, Språk, Lagre og Avansert.

For at innstillingene skal kunne utføres uten bruk av mus, beskriver vi hvordan du med tastekommandoer kan komme til aktuelt valg blant de innstillingene som skal gjøres i dialogboksen Alternativer for Word. For å flytte fra en av undergruppene i venstre kolonne til innstillingene i høyre kolonne, trykker du Tab. For å lese de ulike valgene i høyre kolonne må du fortsette å trykke Tab (ikke piltast). For å komme tilbake til venstre kolonne, må du trykke Home-tasten for å komme til toppen av lista, deretter Shift+Tab.

1. Slå av Startskjerm og Backstage

Åpningsbildet i Word bør gjøres så enkelt som mulig. Funksjonene Startskjerm og Backstage er lite tilrettelagt for bruk av skjermleser, derfor anbefaler vi å slå av visning for disse i alle Office-programmene.

Startskjermen

Startskjermen har mange valgmuligheter, men det er dårlig tilrettelagt og har liten praktisk funksjon ved bruk av skjermleserprogrammer.

Slå av Startskjermen med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Generelt. Fjern haken for Vis Startskjermen når dette programmet starter i gruppa Oppstartsalternativer. Har du et  lite skjermbilde ligger Alternativer for Word under Fil, Mer...

Slå av Startskjermen med hurtigtaster

• Alt+f (åpner filmenyen)
• r (for Alternativer, generelt)
• Alt+e fjerner haken i feltet Vis startskjermen når dette programmet starter
• Hvis haken ikke fjernes med Alt+e, kan du bruke mellomrom for å slå av/på valget
• Enter for å bekrefte innstillingen

Backstage

Funksjonen Backstage gir mulighet for å velge hvor du ønsker å lagre eller åpne dokumenter dine fra. Backstage er uoversiktlig når du bruker skjermleser.

Slå av Backstage med mus

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Lagre. Kryss av for valget Ikke vis Backstage når jeg åpner eller lagrer filer i gruppa Lagre dokumenter. Bekreft innstilling med OK-knapp. Har du et  lite skjermbilde ligger Alternativer for Word under Fil, Mer...

Slå av Backstage med hurtigtaster

• Alt+f (åpner filmenyen)
• r (for Alternativer, Generelt)
• l (for Lagre)
• Alt+å for hake av i feltet Ikke vis Backstage når jeg åpner eller lagrer filer
• Enter for å bekrefte innstillingen

Alternativer for Word, ikke vis Backstage når filer lagres og standard filplassering

2. Skru av Autokorrektur

Alternativer for autokorrektur ligger under Korrektur. Alle funksjonene under fanene Autoformat og Fortløpende autoformatering bør slås av. Fortløpende endringer må også slås av.

Slå av Autokorrektur med mus   

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Korrektur, Alternativer for autokorrektur. Alle funksjonene under fanene Autokorrektur, Fortløpende autoformatering og Autoformat bør slås av. Bekreft innstilling med OK-knapp. Har du et  lite skjermbilde ligger Alternativer for Word under Fil, Mer...

Slå av Autokorrektur med tastaturet 

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• k (for Korrektur)
• Tab (for å komme til knappen Alternativer for autokorrektur)
• Enter for å åpne Alternativer for autokorrektur
• Bruk Tab for å bla gjennom valgene i hver fane, bruk Mellomrom for å fjerne eller sette kryss for et valg, bruk Ctrl+Tab for å bla til ny fane. Det er viktigst å skru av Alternativene i Autokorrektur, Fortløpende autoformatering og Autoformat.
• Enter for å bekrefte innstillingen
• Esc for å gå ut av dialogboksen Alternativer for Word

3. Filplassering

Det er en fordel at elevens maskin er stilt slik at filene lagres automatisk i en mappe eleven kjenner og vet hvor finnes. Eksempelvis er det mange som ønsker at filer skal lagres i skylagring eller fast mappe på PC-en. Fordelen med skylagring er at den kan speiles til en annen datamaskin eleven benytter og åpner for muligheten for samskriving og deling av dokumenter.

Endre standard filplassering med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, Lagre. Skriv stien til mappa du vil skal være standard. Bekreft valgene med OK-knapp. Har du et  lite skjermbilde ligger Alternativer for Word under Fil, Mer...

Endre standard filplassering med taster

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• l (for Lagre)
• Alt+a for Standard filplassering (Du hopper direkte til rett felt i høyre kolonne)
• Skriv inn stien til mappa du vil skal være standard eller trykk Tab for å komme til knappen Bla gjennom, trykk Enter, trykk Shift+Tab for å komme til mappelista, velg mappen som ønskes, trykk Tab to ganger for å komme til OK-knappen, bekreft med Enter
• Tab for å komme til neste OK-knapp, trykk Enter for å lukke dialogboksen

4. Deaktivere Navigasjonsrute

Navigasjonsruta (Navigasjon) åpnes når kommandoen Søk (Ctrl+b) aktiveres. Den åpnes som standard til venstre i skjermbildet og lukkes når Søk avsluttes, men ikke dersom navigasjonsruta er aktivert. Den vil ligge åpen i skjermbildet og kan virke forstyrrende dersom teksten i navigasjonsruta kommer fra venstre marg på hver linje mens teksten i dokumentet forskyves og begynner et stykke til høyre. I nyere versjoner av skjermlesere skaper ikke dette problemer, men for sikkerhets skyld kan det være lurt å deaktivere den.

Deaktivere Navigasjonsruta med mus 

Gå til kategorien Visning i Båndet, fjern krysset i feltet Navigasjonsrute i gruppa Vis.

Deaktivere Navigasjonsruta med taster

• Alt (for å gå til Båndet)
• n (for kategorien Visning)
• v (for å fjerne haken i Navigasjonsrute)

5. Åpne Office programmer i skrivebordsversjon

Ved bruk av skjermleser er det anbefalt å bruke skrivebordsversjonene av Office-programmene fremfor nettversjonene, spesielt ved deling av filer og samskriving.

Under har vi beskrevet hvordan delte dokumenter (fra lenker) bør åpnes automatisk i skrivebordsprogrammene. Når innstillingen gjøres i Word vil de også gjelde for andre Officeprogrammer som Excel og PowerPoint.

Åpne lenker til Office filer i skrivebordsprogram med mus 

Velg kategorien Fil (Fil-menyen), Alternativer, velg Avansert, gå til Koblingshåndtering  og sett hake i ruta Åpne støttede hyperkoblinger til Office-filer i Office skrivebords- program.

Åpne lenker til Office filer i skrivebordsprogram med taster

• Alt+f
• r (for Alternativer)
• a (for Avansert)
• Tab (for å gå over til innstillinger)
• Bruk Tab frem til Koblinsghåndtering
• Mellomrom (for å merke av i ruta Åpne støttede hyperkoblinger til Office-filer i Office skrivebords- program)
• Enter for å bekrefte innstillingen

Tips til bruk av Word

Her finner du noen tips og kommentarer til hvordan Microsoft Word kan brukes mest mulig hensiktsmessig med skjermleserprogram og leselist.

Åpne dokument (fil)

Ctrl+o aktiverer dialogboksen Åpne. Bruk Shift+Tab for å gå i dialogboksen.

Dialogboksen Åpne kan vise Detaljrute, Forhåndsvisningsrute og Navigasjonsrute. Visningen stilles i Organiser i menylinja i dialogboksen, deretter Oppsett. Ved å deaktivere de tre rutene, får du en dialogboks som viser kun mapper og filer. Det kan være lurt å beholde Navigasjonsruta, som gir oversikt over "Denne PCen".
Vi anbefaler at de yngste elevene ikke lærer de avanserte funksjonene i dialogboksen til å begynne med. Eventuelle valg her bør derfor vurderes ut fra ferdighetsnivå. Vanlig innstilling at Navigasjonsrute er på.
Det kan være litt forvirrende at Word bruker begrepet Navigasjonsrute både om Navigasjonsrute (Navigasjon) ved Søk i Word, og Navigasjonsrute i Åpne dialogen som altså er to forskjellige med ulik funksjon.

Endre visning i Åpne 

• Shift+Tab til Organiser i menylinja (antall ganger avhenger av hvilken visning dialogboksen har)
• Pil ned for å åpne menyen
• Trykk o for å gå til Oppsett
• Valgene kan nå skrus av (eller på) ved å trykke D for Detaljrute, F for Forhåndsvisningsrute, N for Navigasjonsrute.

Slik kommer du til lista med mapper og filer

• Ctrl+o
• Shift+Tab to ganger for å komme til fillista/mappelista.
• Bla mellom mappene og filene ved hjelp av piltastene eller trykk den bokstaven filnavnet begynner med, trykk Enter for å åpne.

Om du vet navnet på fila du vil åpne og hvor den er lagret, kan du trykke Ctrl+o og skrive hele adressen (stien) til fila i tekstfelt hvor markøren står, for eksempel c:\norsk\oppgave3.

Du kan gå et nivå opp i mappestrukturen ved å trykke Slett bakover når du står i fillista.

For å gå til Navigasjonsruta som inneholder bl.a. Hurtigtilgang, Nedlastinger, Denne PCen m.m. kan du trykke Shift+Tab når du står i fillista. Du kan bruke piltaster ned/opp i Navigasjonsruta og Enter for evt. ønsket valg. Tab vil flytte deg over fra Navigasjonsruta til fillista.

Dersom et dokument blir åpnet i beskyttet visning, for eksempel fra et vedlegg, kan du deaktivere beskyttet visning ved å trykke F6, Pil høyre/Tab (til Deaktiver beskyttet visning), Enter.

Om du skulle "rote deg bort" fra Standard filplassering vil den være tilbake neste gang Word startes.

Avslutt Word

Alt+F4 avslutter Word. Dersom dokumentet ikke er lagret, får du spørsmål om du vil lagre det først.

Lagre dokument

Den første gangen du lagrer et dokument med Ctrl+s , vil dialogboksen Lagre som komme fram og du må gi dokumentet et navn. Er dokumentet lagret fra før, vil hurtigtasten Ctrl+s lagre dokumentet på nytt under det samme navnet.

Lagre som

Dersom du vil beholde både den gamle og nye versjonen av det aktuelle dokumentet, kan du bruke funksjonstasten F12 for å åpne Lagre som. Ny versjon må få nytt navn for at en ikke skal overskrive gammel versjon.

Lukk et dokument

Ctrl+F4 lukker dokumentet. Dersom dokumentet ikke er lagret, får du spørsmål om du vil lagre det først.

Stavekontroll

Stavekontroll kan utføres på flere måter. Vi anbefaler Alt+F7. Da søker programmet til det nærmeste ordet som ikke finnes i ordlista, vanligvis framover i teksten.

(JAWS må være i strukturmodus for at metoden skal fungere.)

• Alt+F7
• Leselista viser første forslag i stavekontrollens alternativer
• Esc to ganger (for å se på leselista hvilket ord i teksten som ble markert)
• Trykk Shift+F10
• Dersom Word har forslag til alternativ stavemåte, kan du bla med piltaster for å markere riktig ord
• Enter
• Dersom ordet ikke skal rettes, bla med piltaster til Legg til ordliste eller Ignorer alle. (Feil kan også rettes manuelt).
• Enter

Stavekontrollen vil også stoppe ved ord som er korrekt skrevet, dersom disse ikke finnes i ordlista.

Velg Legg til i ordliste, slik at ordet blir godtatt ved senere bruk av stavekontrollen.

NB! For at dette skal fungere som beskrevet, må Fortløpende stavekontroll være aktivert.

Med mus 

Velg kategorien Fil i Båndet, Alternativer, Korrektur. Kryss av for Fortløpende stavekontroll i gruppa Vis stave- og grammatikkontroll. Bekreft med OK-knapp.

Med tastatur 

• Alt+f
• r for Alternativer
• k for Korrektur
• Alt+ø for Fortløpende stavekontroll
• Enter

Merk tekst

Ved å bruke Shift-tasten sammen med tastene for å flytte markøren (se oversikt under Noen nyttige hurtigtaster i Word), vil merke teksten.

Eksempel Ctrl+Shift+Pil høyre merker et ord til høyre.

Shift+End merker teksten på gjeldende linje fra markørens posisjon til slutten av linja.

Sett inn gradtegn og tegn for tysk dobbel s

Sett inn grad-tegn: Alt+Ctrl+2, deretter mellomrom. Kontroller at tegnet 3568 vises på leselista. (I JAWS må du bruke Ins+3 for å slippe gjennom tastetykket Alt+Ctrl+2).

Sett inn ß:  Ctrl+Shift+6, deretter s. Kontroller at punktskrifttegnet 2348 vises på leselista.

Det er også mulig å lage personlige hurtigtaster for å skrive spesialtegn. Hvis noen for eksempel synes standard hurtigtast for ß eller gradtegnet er for komplisert, kan tegnet legges inn på en ny hurtigtast. Dette er relativt komplisert, og kanskje bør læreren gjøre dette siden det er mest aktuelt å bruke mus i deler av denne prosessen. Dette gjøres under kategorien Sett inn og gruppa Symbol.

1. Sett inn, Symbol (helt til høyre), Flere symboler
2. Velg (normal tekst) i feltet Skrift, Latin-1-tillegg i feltet Kategori
3. Velg gradtegnet (tegnet til venstre for ±)
4. Velg knappen Hurtigtast (der er Alt+Ctrl+2, mellomrom tilordnet)
5. Trykk ønsket hurtigtast, for eksempel Ctrl+Shift+g
6. Avslutt ved å velge Tilordne-, Lukk- og Lukk-knapp

Dialogboks for å sette inn spesielle tegn

Skriv ut dokument

Ctrl+p åpner dialogboksen Skriv ut. Fokuset er på Skriv ut, og ved å trykke Enter, starter utskriften. Vil du ha flere eksemplarer av utskriften, trykk Tab (eller Pil høyre) for å komme til feltet Eksemplarer, skriv antall, trykk deretter Enter. Det er flere felt i dialogboksen, hvor du blant annet kan velge skriver (dersom du har tilgang til flere), om du vil skrive ut alle eller bare noen sider, om du vil skrive ut på begge sider osv. Bruk Tab for å komme til disse feltene. Etter at du har gjort de innstillingene du ønsker, må du bruke Shift+Tab for å bla tilbake til Skriv ut, Trykk Enter for å starte utskrift.

For utskrift i punktskrift på punktskriver er det egne kommandoer i Word avhengig av hvilket konverteringsprogram som benyttes. Dette er omtalt under Utskrift i punktskrift.

Søk etter ord, tegn eller lignende

Ctrl+b aktiverer søkefunksjonen i Word (Navigasjon).

• Ctrl+b for å åpne Søk
• Skriv inn det du vil søke etter
• Enter
• Esc for å lukke Søk og gå tilbake til teksten
• Pil høyre for å fjerne markeringen av søkeordet

Ctrl+b åpner Navigasjonsruta og denne lukkes automatisk etter søket, forutsatt at den er deaktivert (se Deaktivere Navigasjonsrute).

Ctrl+PgDn / Ctrl+PgUp gjentar søk på samme søkeord fremover/bakover i teksten.

Søk og erstatt ord, tegn eller lignende

Søk og erstatt-funksjonen er nyttig dersom du vil endre et ord eller tegn i teksten.

• Ctrl+h åpner dialogboksen Søk og erstatt, skrivemerket står i feltet Søk etter
• Skriv inn det du vil erstatte
• Tab for å flytte til feltet Erstatt med, skriv ord eller tegn som skal settes inn
• Word søker nå i teksten og stopper ved første sted ordet finnes. Markøren står fremdeles i dialogboksen.
• Ctrl+Tab for å flytte markøren fra dialogboksen til teksten. Du vil som regel se nok av teksten til å vurdere om du vil erstatte teksten.
• Ctrl+Tab for å komme inn i dialogboksen Søk og erstatt igjen
• Det er nå tre alternativer: Alt+r for Erstatt, Alt+a for Erstatt alle eller Alt+n for Søk etter neste
• Når du har søkt gjennom hele teksten, kommer det en dialogboks som forteller at Word er ferdig med å søke i dokumentet
• Enter, og du er tilbake i teksten

Mer om bruk av Word og forslag til arbeidsteknikk på leselist i delen Tilpasning av tekst for lesling med leselist.

Noen nyttige hurtigtaster i Word

I lista finner du ei alfabetisk liste over hurtigtaster du ofte har bruk for.

Skjermleserprogrammene har også egne hurtigtaster for Office-programmene. De mest brukte er omtalt i kapitlene for hvert enkelt skjermleserprogram.

• Angre siste handling Ctrl+z
• Avslutt Word Alt+F4
• Bytte mellom åpne Word-dokumenter Ctrl+F6
• Endre skriftstørrelsen Ctrl+Shift+p
• Endre skrifttypen Ctrl+Shift+f
• Fet, kursiv, understreket tekst Ctrl+f/ Ctrl+k/ Ctrl+u
• Kladdevisning (Normalvisning) Ctrl+Alt+n
• Klipp ut merket tekst Ctrl+x
• Kopier merket tekst Ctrl+c
• Lagre dokument med nytt navn / ny plassering F12
• Lagre dokument med samme navn Ctrl+s
• Lim inn tekst Ctrl+v
• Lim inn utvalg Ctrl+Alt+v
• Linjeavstand Ctrl+1 (2 for dobbel og 5 for 1,5)
• Lukk dokument Ctrl+F4
• Merk alt Ctrl+a
• Nytt dokument Ctrl+n
• Skriv ut Ctrl+p
• Søk i dokumentet Ctrl+b
• Åpne dokument Ctrl+o
• Åpner Filmenyen Alt+f

Hurtigtaster for navigasjon (Flytt markøren)

• Ett tegn til venstre/høyre Pil venstre/Pil høyre
• Ett ord til venstre /høyre Ctrl+Pil venstre/ Ctrl+pil høyre
• Til begynnelsen/slutten av linjen Home/End
• En side opp/ned PgUp/PgDn
• Til toppen/slutten av dokumentet Ctrl+Home/Ctrl+End
• Til neste/forrige element i dialogboks Tab/Shift+Tab